Hoe wij het zelf doen, proces & software

Wanneer je bij klanten het ene na het andere voorstel doet voor het stroomlijnen van datastromen is het wellicht ook goed eens te laten zien hoe we het zelf aanpakken. Hieronder geen gelikt marketing blog, maar gewoon een toelichting op hoe wij het zelf hebben opgezet. 

De gewenste output is een goed startpunt bij het opzetten van een proces. Na de verkoop van ons vorige softwarebedrijf na 12 jaar, wisten we exact welke output een softwarebedrijf moest hebben. Met de verwachte groei was schaalbaarheid ook een belangrijk aspect. 

De belangrijkste wensen en eisen op een rij:

- Marketing automation om leads direct op te volgen

- Salesfunnel informatie om te weten wanneer op te schalen

- Digitaal offertes laten ondertekenen voor contractenregister

- Projectenmodule is nodig voor aansturing 

- Ticketsysteem voor vragen tijdens en na oplevering software projecten

- Financieel inzicht ten aanzien van liquiditeit en resultaat 

- Abonnementen module in boekhouding (tijdsbesparing repeterende facturatie)

- Eenvoudig inladen en scannen van facturen om een papier uit te sluiten

Uitgangspunten bij keuze systemen was dat alles digitaal moest en we zo min mogelijk overtypen. Ook moesten het allemaal echte web applicaties zijn, dus niet in de cloud via een RDP of ander te installeren tooltje. Tenslotte moesten alle pakketten koppelbaar te zijn.

Met de gekozen tooling zijn klanten van eerste aanvraag tot periodieke pro actieve support in zicht:

Marketing automation: ActiveCampaign

Met ActiveCampaign vangen we de aanvragen via onze ads in LinkedIn en Google. Prospects ontvangen via marketing automation whitepapers en circa 5 mails. De prijs/kwaliteit is ook voor kleine bedrijven bij Active Campaign op orde. Er zijn mooiere tools maar deze kosten een veelvoud. 

Koppeling ActiveCampaign en Teamleader: Integromat

Met onze eigen no-code koppelingstool Integromat hebben we een koppeling tussen Activecampaign en ons CRM pakket Teamleader gebouwd.

CRM, projecten, tickets, contractenregister en facturatie: Teamleader Focus 

Teamleader is eigenlijk ons centrale pakket, hierin volgen we de sales-ready leads op als potentiële deals. Alle contacten en bedrijven zijn aangemaakt en we kunnen acties en notities toevoegen. Ten behoeve van het contractenregister kiezen we ervoor de deals altijd digitaal te laten ondertekenen. Na goedkeuring maken we direct een project aan met de verschillende fasen op basis van de offerte informatie. We hebben gekozen de facturatie vanuit Teamleader te doen, omdat we een factuur kunnen maken op basis van de deal. Tijdens en na een project maken we gebruik van de ticket functionaliteit in Teamleader. Ander belangrijk argument voor de keuze was de naadloze integratie met Google Workspace om mails te tracken en contacten aan te maken en bij te werken.

Koppeling Teamleader en Visma: Combidesk

Voor de koppeling tussen Teamleader en Visma maken we gebruik van de diensten van Combidesk. Zij hebben een standaard eenvoudig in te richten koppeling hiervoor, zelf bouwen zou zonde van de tijd zijn.

Boekhouding Visma eAccounting

Voor de boekhouding hebben we eAcounting van Visma gekozen. Dit werkt online, geeft een goede financiële forecast en is zeer goed toegerust op het verwerken van digitale facturen. Na het uploaden herkent het pakket de bedragen en factuurnummers. Er is ook een app om de papieren papieren facturen en bonnen in te scannen en direct te uploaden.

Wat zijn de eerste lessen?

Zodra iemand een formulier invulde op de website, maakten we direct een prospect en een deal. Een prospect aanmaken is wel handig, maar de deal maken we nu pas nadat onze marketing automationproces is afgerond. Hiermee lopen de manuele en automatisch gegenereerde contactmomenten niet meer door elkaar.

Wat volgt?

In het CRM zit een optie om bij een binnenkomend telefoongesprek direct de klant naar voren te halen. Zodra de installed base groter is, gaan we deze module activeren.

Voor ons DataPro certificatie (soort ISO 27001) dienen we een ISMS op te zetten, hiervoor gaan we de projectenmodule met haar reminders voor gebruiken. 

Een autorisatiematrix gaan we zelf opzetten in onze no-code omgeving voor eigen gebruik.

We willen in de toekomst ook het klantenportaal van Teamleader gaan activeren waarin klanten hun projecten zelf kunnen volgen en alle facturen en tickets van het project kunnen zien.

Tenslotte gaan we aan onze facturen ook directe betaallinks toevoegen om een snellere betaling te stimuleren.

Tevreden?

Ja, alle gewenste output is direct inzichtelijk. Alle systemen sluiten naadloos op elkaar aan en we zijn daadwerkelijk papierloos. Neem gerust contact op om een keer meer in detail te gaan.